1. Johdanto
Aivomaa Oy ("me", "meidän" tai "yritys") sitoutuu suojaamaan asiakkaidemme ja verkkosivustomme käyttäjien yksityisyyttä. Tämä tietosuojakäytäntö selittää, miten keräämme, käytämme, säilytämme ja suojaamme henkilötietojasi GDPR:n (EU 2016/679) ja Suomen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
⚡ Lyhyesti: Keräämme vain välttämättömät tiedot palveluidemme tarjoamiseen. Emme myy tietojasi kolmansille osapuolille. Voit milloin tahansa pyytää tietojesi poistamista.
2. Rekisterinpitäjä
Aivomaa Oy
Y-tunnus: 3592993-6
Osoite: Kankarepolku 5f B335, 00770 Helsinki
Sähköposti: info@aipoweredsolutions.fi
Puhelin: +358458481426
3. Mitä tietoja keräämme
3.1 Tiedot, jotka annat meille suoraan:
- Yhteystiedot: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- Yritystiedot: Yrityksen nimi, Y-tunnus, toimiala
- Projektin tiedot: Palvelupyynnöt, projektin kuvaukset, viestintä AI-chatbotin kanssa
- Maksutiedot: Laskutustiedot (emme säilytä luottokorttitietoja)
3.2 Automaattisesti kerätyt tiedot:
- Tekniset tiedot: IP-osoite, selaintyyppi, laitetyyppi, käyttöjärjestelmä
- Käyttötiedot: Sivun katseluajat, klikkaustiedot, vierailun kesto
- Evästeet: Analytiikka ja toiminnalliset evästeet (katso evästekäytäntö)
3.3 AI-Chatbot vuorovaikutus:
- Keskustelut AI-assistentin kanssa
- Projektin vaatimukset ja budjetti-arviot
- Palautuneet tiedot (anonyymisti analysoitu palvelun parantamiseksi)
4. Miten käytämme tietojasi
Käytämme kerättyjä tietoja seuraaviin tarkoituksiin:
| Käyttötarkoitus |
Oikeusperuste (GDPR) |
| Palvelun toimittaminen ja asiakaspalvelu |
Sopimuksen täytäntöönpano (Art. 6(1)(b)) |
| Yhteydenotto ja tarjousten lähettäminen |
Oikeutettu etu (Art. 6(1)(f)) |
| Laskutus ja kirjanpito |
Lakisääteinen velvoite (Art. 6(1)(c)) |
| Palvelun kehittäminen ja analytiikka |
Oikeutettu etu (Art. 6(1)(f)) |
| Markkinointiviestit (suostumuksella) |
Suostumus (Art. 6(1)(a)) |
5. Tietojen jakaminen
Emme myy, vuokraa tai vaihda henkilötietojasi kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Voimme jakaa tietoja seuraavissa tilanteissa:
- Alihankkijat: Hosting-palvelut, maksujärjestelmät, CRM (kaikki GDPR-yhteensopivia)
- Lainmukaiset vaatimukset: Viranomaispyynnöt lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi
- Yrityskaupat: Mikäli yritys myydään tai sulautetaan
🔐 Kolmannet osapuolet:
- Google Analytics (anonyymisti)
- OpenAI API (chatbot-palvelu)
- Verkkotunnuspalveluntarjoaja
- Sähköpostipalvelu
6. Tietojen säilytysaika
- Asiakastiedot: Sopimussuhteen ajan + 6 vuotta (kirjanpitovelvoite)
- Tarjouspyynnöt: 2 vuotta, ellei muutu asiakassuhteeksi
- Chatbot-keskustelut: 12 kuukautta (anonyymisti analysoitu)
- Markkinointisuostumukset: Kunnes peruutetaan
- Analytiikkatiedot: 26 kuukautta (Google Analytics)
7. Tietojen sijainti
Tietosi säilytetään ensisijaisesti EU/ETA-alueella. Jotkut palveluntarjoajat (esim. OpenAI) voivat sijaita EU:n ulkopuolella. Tällöin varmistamme riittävän suojan tason käyttämällä:
- EU:n hyväksymiä vakiolausekkeita
- EU-US Data Privacy Framework -sertifioituja palveluita
- Anonymisoitua tai pseudonymisoitua dataa
8. Tietoturvakäytännöt
Suojaamme tietojasi seuraavilla tavoilla:
- ✅ SSL/TLS-salaus (HTTPS)
- ✅ Tietokantojen salaus
- ✅ Palomuuri ja DDoS-suojaus
- ✅ Säännölliset varmuuskopiot
- ✅ Rajoitettu pääsy henkilöstölle (need-to-know -periaate)
- ✅ Kahden tekijän tunnistautuminen hallintapaneelissa
9. Sinun oikeutesi (GDPR)
Sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietoihisi:
- Oikeus saada pääsy tietoihin (Art. 15): Voit pyytää kopion tallentamistamme tiedoista
- Oikeus tietojen oikaisuun (Art. 16): Voit korjata virheelliset tiedot
- Oikeus tietojen poistamiseen (Art. 17): "Oikeus tulla unohdetuksi"
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (Art. 18): Voit pyytää tietojen käsittelyn keskeyttämistä
- Oikeus siirtää tiedot (Art. 20): Saat tiedot koneluettavassa muodossa
- Oikeus vastustaa käsittelyä (Art. 21): Voit vastustaa profilointia ja suoramarkkinointia
- Oikeus peruuttaa suostumus: Milloin tahansa ilman vaikutusta aiemmin annettuun suostumukseen
10. Evästeet (Cookies)
Käytämme evästeitä parantaaksemme käyttökokemusta. Voit hallita evästeitä selaimen asetuksista.
Käyttämämme evästeet:
- Välttämättömät: Istunnon hallinta, turvallisuus
- Analytiikka: Google Analytics (anonymisoitu IP)
- Toiminnalliset: Kielivalinta, chatbot-preferenssit
11. Lasten tietosuoja
Palvelumme on suunnattu yrityksille. Emme tietoisesti kerää alle 16-vuotiaiden henkilötietoja ilman huoltajan suostumusta.
12. Muutokset tietosuojakäytäntöön
Päivitämme tätä käytäntöä tarpeen mukaan. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme:
- Verkkosivustolla (ilmoitusbanneri)
- Sähköpostitse rekisteröityneille käyttäjille
13. Valitusoikeus
Jos uskot, että emme käsittele henkilötietojasi asianmukaisesti, voit tehdä valituksen:
14. Yhteystiedot
1. Introduction
Aivomaa Oy ("we", "our" or "company") is committed to protecting the privacy of our customers and website users. This Privacy Policy explains how we collect, use, store and protect your personal data in accordance with GDPR (EU 2016/679) and Finnish data protection legislation.
⚡ In Brief: We only collect essential data to provide our services. We do not sell your data to third parties. You can request deletion of your data at any time.
2. Data Controller
Aivomaa Oy
Business ID: 3592993-6
Address: Kankarepolu 5f B335, 00770 Helsinki
Email: info@aipoweredsolutions.fi
Phone: +358458481426
3. What Data We Collect
3.1 Data You Provide Directly:
- Contact Information: Name, email address, phone number
- Company Information: Company name, business ID, industry
- Project Information: Service requests, project descriptions, communication with AI chatbot
- Payment Information: Billing details (we do not store credit card information)
3.2 Automatically Collected Data:
- Technical Data: IP address, browser type, device type, operating system
- Usage Data: Page view times, click data, visit duration
- Cookies: Analytics and functional cookies (see cookie policy)
3.3 AI Chatbot Interaction:
- Conversations with AI assistant
- Project requirements and budget estimates
- Feedback data (anonymously analyzed for service improvement)
4. How We Use Your Data
We use collected data for the following purposes:
| Purpose |
Legal Basis (GDPR) |
| Service delivery and customer support |
Contract performance (Art. 6(1)(b)) |
| Communication and sending offers |
Legitimate interest (Art. 6(1)(f)) |
| Billing and accounting |
Legal obligation (Art. 6(1)(c)) |
| Service development and analytics |
Legitimate interest (Art. 6(1)(f)) |
| Marketing communications (with consent) |
Consent (Art. 6(1)(a)) |
5. Data Sharing
We do not sell, rent or trade your personal data to third parties for marketing purposes. We may share data in the following situations:
- Subcontractors: Hosting services, payment systems, CRM (all GDPR compliant)
- Legal Requirements: Authority requests to fulfill statutory obligations
- Business Transactions: If the company is sold or merged
🔐 Third Parties:
- Google Analytics (anonymized)
- OpenAI API (chatbot service)
- Domain service provider
- Email service
6. Data Retention Period
- Customer Data: Duration of contract + 6 years (accounting obligation)
- Quote Requests: 2 years, unless converted to customer relationship
- Chatbot Conversations: 12 months (anonymously analyzed)
- Marketing Consents: Until withdrawn
- Analytics Data: 26 months (Google Analytics)
7. Data Location
Your data is primarily stored in the EU/EEA area. Some service providers (e.g., OpenAI) may be located outside the EU. In such cases, we ensure adequate protection by using:
- EU-approved Standard Contractual Clauses
- EU-US Data Privacy Framework certified services
- Anonymized or pseudonymized data
8. Data Security Practices
We protect your data in the following ways:
- ✅ SSL/TLS encryption (HTTPS)
- ✅ Database encryption
- ✅ Firewall and DDoS protection
- ✅ Regular backups
- ✅ Limited staff access (need-to-know principle)
- ✅ Two-factor authentication in admin panel
9. Your Rights (GDPR)
You have the following rights regarding your personal data:
- Right of access (Art. 15): You can request a copy of the data we store
- Right to rectification (Art. 16): You can correct incorrect information
- Right to erasure (Art. 17): "Right to be forgotten"
- Right to restriction of processing (Art. 18): You can request suspension of data processing
- Right to data portability (Art. 20): Receive data in machine-readable format
- Right to object (Art. 21): You can object to profiling and direct marketing
- Right to withdraw consent: At any time without affecting previously given consent
10. Cookies
We use cookies to improve user experience. You can manage cookies from your browser settings.
Cookies We Use:
- Essential: Session management, security
- Analytics: Google Analytics (anonymized IP)
- Functional: Language selection, chatbot preferences
11. Children's Privacy
Our service is intended for businesses. We do not knowingly collect personal information from individuals under 16 without parental consent.
12. Changes to Privacy Policy
We update this policy as needed. Significant changes will be announced via:
- Website (notification banner)
- Email to registered users
13. Right to Complain
If you believe we are not handling your personal data properly, you can file a complaint with:
14. Contact Information